• Dans les coulisses de la caravane du Tour de France

    Dans les coulisses de la caravane du Tour de France
    Considéré comme le rendez-vous sportif de l’été, le Tour de France 2019 s’apprête à s’élancer de Bruxelles. Si l’évènement demeure populaire, c’est car la plus célèbre des courses cyclistes ne saurait exister sans sa caravane publicitaire. Véritable spectacle dans la course, elle est parvenue à renforcer la popularité du Tour et attire un large public sur le bord des routes. Savamment orchestrée par les organisateurs, elle représente un enjeu marketing considérable pour les marques. Nous avons rencontré Matthieu Soler, étudiant en 3ème année du Bachelor Métiers du Sport à AMOS Bordeaux, en stage au sein de Newsport, l’agence d’évènementiel sportif chargée par les marques de la mise en place opérationnelle de la caravane.

    Le 6 juillet prochain, s’élancera depuis Bruxelles la 106e édition du Tour de France cycliste. Si l’épreuve fait partie des évènements sportifs les plus attendus par les Français, le Tour bénéficie d’une couverture médiatique gigantesque et demeure parmi les évènements sportifs les plus médiatisés : la compétition est retransmise dans 190 pays avec 100 chaînes de télévision présentes, représentant 7 000 heures de diffusion.

    Et si les supporters se déplacent en masse sur les bords des routes du Tour, ce n’est pas seulement pour voir leurs coureurs favoris lutter pour le célèbre maillot jaune, mais aussi pour admirer le long défilé de la caravane publicitaire, qui constitue un élément majeur du spectacle de la Grande Boucle !

    Lancée officiellement en 1931 par les organisateurs du Tour, la caravane est composée de véhicules publicitaires de marques souhaitant associer leur image à cette épreuve sportive unique. Comme l’évoque Christian Prud’homme, l’actuel directeur du Tour de France, « l’épreuve trouve, en effet, son compte dans l’apport financier des grandes marques, et ces marques, en retour, trouvent dans le Tour le plus merveilleux vecteur d’expression qui soit »*. En effet, il s’agit pour les marques de toucher directement un nombre de consommateurs potentiels hors normes : le Tour draine près de 12 millions de spectateurs le long des 3500 km de l’épreuve ! Un argument marketing de taille pour ces dernières !

    Les chiffres de la caravane sont impressionnants : le cortège s’étale sur 11 km et comprend entre 160 et 180 véhicules. Les 600 personnes travaillant pour celle-ci distribuent 18 millions d’objets publicitaires et de cadeaux le long du parcours ! Des chiffres vertigineux qui témoignent aussi de l’implication de multiples acteurs du sport désireux de s’associer à cette manifestation, créateurs de richesse et pourvoyeurs d’emplois. Enfin, si la caravane est si appréciée des vacanciers, c’est car le spectacle fait l’objet d’une organisation minutieuse, fruit d’une préparation bien en amont.

    Notre AMOScien bordelais Matthieu Soler revient justement sur la préparation de la caravane du Tour 2019 et les enjeux auxquels il a été confrontés avant le grand rendez-vous de Juillet.

    Bonjour Matthieu, peux-tu nous présenter Newsport, l’agence dans laquelle tu es en stage, et son implication sur le Tour de France ?

    Newsport propose des solutions globales en termes de communication. L'agence s'est diversifiée au fil des années dans les secteurs de l'objet publicitaire, la signalétique, le voyage professionnel et l’évènementiel sportif.

    Aujourd'hui, Newsport a été racheté par le groupe Kingsway et est présente sur de nombreux événements, notamment sur le Tour de France où elle gère les dispositifs caravane de certains partenaires : l'entreprise travaille notamment pour le compte de plusieurs annonceurs et sponsors du Tour de France tels qu’Amora, Le Gaulois, la CGT, Force Ouvrière, Evidence, entre autres. L’agence gère l’activité "signalétique" (décoration et habillage des véhicules) et la logistique de ces marques durant les 3 semaines du Tour de France.


    La caravane du Tour de France, un spectacle dans la course

    Comment fonctionne la planification de la caravane pour les clients de l’agence ?

    La marque doit tout d’abord se rapprocher d’Amaury Sport Organisation, les organisateurs du Tour, afin d’intégrer le dispositif de la caravane publicitaire. Il y a évidemment un droit d’entrée à régler, ce qui constitue un apport financier non négligeable pour ASO. Ces derniers ont défini un cahier des charges permettant de normer le nombre de véhicules par marque. Il existe une possibilité d’avoir des véhicules supplémentaires, mais c’est une option payante.

    La marque doit ensuite planifier son activation marketing et c’est à ce moment que des agences telles que Newsport entrent en jeu. Nous proposons un ensemble de services, de la planification du dispositif (habillage des véhicules, réservation des hôtels pour les équipes, etc.) à la mise en place opérationnelle. Notre plus-value repose sur la qualité de l’accompagnement et du suivi tout au long du processus d’organisation. Nos clients apprécient également la qualité des hébergements choisis pour leurs équipes.

    Nous collaborons donc sur l’habillage des véhicules en fonction des besoins de la marque. Je prends l’exemple de Le Gaulois qui voudra assurer la promotion d’une gamme de produits spécifiques, il faut donc matérialiser cette ambition sur les véhicules de la caravane. Il y a également tout le cahier des charges d’ASO à respecter sur la partie opérationnelle de celle-ci : positionnement des véhicules, horaires à respecter, vitesse, etc.


    Le char Le Gaulois sur le Tour de France 2018

    Dans cette organisation et cette machine bien huilée, à quel moment interviens-tu ? Quelles ont été tes missions ?

    Dans ce process d’organisation, mes missions se divisent en 2 volets : la planification et l’opérationnel :

    • La planification en amont de toute la logistique à assurer sur 3 semaines. Gérer la caravane de nos clients, c’est gérer le déplacement de plus de 100 caravaniers ! Cette responsabilité implique donc différentes missions :

    • Réservation des hôtels pour le staff des marques : le personnel de la caravane ne loge pas forcément dans les villes étapes du tour (réservées à l’organisation et aux coureurs) mais à proximité. Je gère ainsi la relation avec les différents fournisseurs et les hôteliers et m’assurent que tout soit réservé. Je suis ainsi en charge du budget « hébergement » et j’assure le suivi de la facturation.

    • Gestion de la logistique : Je m’assure que les véhicules de la caravane puissent se déplacer en autonomie avec des outils appropriés (carte essence et carte péage), je planifie les repas pour le staff : qu’il s’agisse des paniers repas du midi ou directement à l’hôtel. Il faut avertir les hôteliers des allergies ou autres intolérances par exemple. Je m’assure de la fourniture des tenues logotées aux couleurs des marques et planifie l’intendance et la gestion des pressings, notamment lors des 2 jours de repos, à Nîmes et Albi.

    • Réservation et gestion du gardiennage pour les véhicules publicitaires. A la fin de chaque étape et une fois arrivés à l’hôtel, les véhicules sont entreposés à proximité et gardés par des agents de sécurité. Je m’assure de trouver l’espace et les agents pour assurer leur gardiennage.

    • Le volet opérationnel implique une présence physique sur le Tour de France. Le but étant de s’assurer que toute la logistique planifiée soit respectée afin que les équipes recrutées par les marques se concentrent uniquement sur leurs missions de promotion. Sur la durée du Tour, je serai en autonomie et n’emprunterai pas le parcours pris par la caravane. En effet, me déplaçant d’hôtel en hôtel, je dois arriver avant les équipes pour m’assurer que tout soit bien conforme (chambres réservées, repas, etc.) à ce que nous avons prévu et résoudre les éventuels problèmes. Enfin, je m’assure de la répartition des goodies et objets publicitaires des marques dans les véhicules, je récupère les bagages des caravaniers et me déplace jusqu’à l’hôtel suivant. J’interviens vraiment en éclaireur pour lever tout obstacle éventuel !


    Ce sont des missions qui te permettent de gérer un projet dans son ensemble, de la planification à sa gestion opérationnelle. Quelles sont les compétences requises pour évoluer dans ce secteur-là ?

    L’un des principaux challenges de cette mission réside dans l’incertitude des informations à communiquer. Je m’explique : nous apportons en permanence des modifications sur la logistique. Un client va par exemple nous avertir qu’il y aura plus de personnes à loger dans un hôtel, ce qui implique de prévenir l’hôtelier pour réserver des chambres supplémentaires, prévoir les repas et suivre donc la facturation. Nous avons plusieurs fois réajusté les effectifs en fonction des demandes des clients et des changements peuvent encore intervenir pendant le Tour, d’où l’importance de ma présence sur place.

    Cet exemple pour montrer que des compétences telles que l’organisation, la rigueur et l’adaptabilité sont très importantes. Savoir anticiper est primordial lorsqu’on parle de logistique. Enfin, c’est un métier dans lequel nous entretenons des relations avec beaucoup de personnes, du client au fournisseur. Il faut donc avoir un bon relationnel afin de travailler sur la durée avec les différentes parties prenantes.

    Ces missions sont une chance unique d’approcher un évènement sportif phare du calendrier sportif français ! J’ai hâte d’y être et de voir les coulisses de la caravane !
    * « Le Tour de France, coulisses et secrets » - Christian Prudhomme - 2017

    Propos recueillis par Laurent Tire, chargé de communication, AMOS Bordeaux

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