• #CestMonStage Christophe dans l'événementiel des 24h Du Mans

    #CestMonStage Christophe dans l'événementiel des 24h Du Mans
    Christophe, étudiant en B3, à Bordeaux, partage avec nous son expérience sur les 24h du Mans. "C’est un sentiment fort d’être passionné et de travailler pour sa passion. Etant en option « Evénementiel » cette année, j’ai pu découvrir tous les aspects de la création d’un évènement. J’ai eu beaucoup d’imprévus durant mon stage et dû m’adapter en fonction."

    Les 24 heures du Mans ont toujours été une passion depuis mon enfance. Je me rappelle que c’est parti d’un jeu vidéo et j’avais ensuite demandé à mon père d’acheter des places pour les 24H. Ma première fois au circuit fut en 2003, depuis j’essaye de m’y rendre avec mon père chaque année. Nous nous voyons assez peu et c’est un moment où nous pouvons nous retrouver autour d’une passion commune.  

    Il a fallu que je me mette dans le bain très tôt car nous avions les 24 heures motos au mois d’avril. Outre le fait que je sois un grand passionné de sport auto, j’ai pu découvrir d’autres disciplines telles que les 24 h motos et le GP moto. C’était une grande première pour moi de travailler dans une structure de plus de 150 salariés. J’ai directement été intégré à l’entreprise et amené à communiquer avec les différents services au siège de l’A.C.O. (Service Communication, Achat, Juridique, etc).


     


    L’année 2016 est un grand tournant pour le service CLUB A.C.O avec l’apparition du nouveau site internet My-ACO et des nouvelles offres du Club. J’avais pour mission d'accompagner ma tutrice de stage, d’établir le wording des nouvelles offres en relation avec une agence marketing & communication (Stratéo) qui nous aidait sur ce point. Trouver la bonne formulation pour chaque offre, intégrer les offres sur le site internet my aco en établissant « un parcours Achat » en relation avec l’équipe communication et décliner en plusieurs supports de communication une fois les offres validées ( brochures, leaflet, visuel totem, message vidéo, message speaker, etc ).  


     


    Préparation des évènements :



     


    Ma première mission était de créer un jeu / concours pour nos adhérents : j’ai pu créer un jeu / concours de A à Z . Il y avait 2 lots à gagner :


     


    Le Premier, un week end VIP pour 1 personne avec la personne de son choix et la possibilité de donner le départ des 24h motos. Le deuxième lot, 2 tours de circuit pour un roulage de nos adhérents (20 places à gagner). Cela a duré 1 mois et j’avoue que je ne pensais pas que cela puisse prendre autant de temps. J’ai dû briefer le service communication et nouveaux médias afin de relayer le jeu concours par emailing et réseaux sociaux. Je devais être en relation avec une agence qui s’occupait de la gestion du jeu (chiffres des inscrits en temps réel, liste des gagnants). Je me suis rapproché du service juridique pour valider les règles et normes du jeu concours. Ensuite je devais briefer la sécurité de la piste pour caler un créneau pour notre roulage membres. Enfin, je devais organiser "un pot de fin de course" avec un traiteur.  Pour cela il était important d'établir des périmètres de sécurité pour accueillir nos gagnants. Etablir un brief pour notre photographe afin qu’il puisse prendre des photos du roulage. Escorter les 20 gagnants avec leur moto sur la piste.  Appeler un par un les gagnants et relancer en cas de non réponse. Etablir des listes de suivi pour chaque participant avec liste de documents à remettre avant le roulage (permis de conduire, assurance etc). 



     


    Je m’occupais de toutes les signalétiques du Club au niveau de nos réceptifs. En amont, également je devais faire un inventaire de nos PLV (oriflammes, panneaux à sticker, totems, etc) de façon à organiser le dispatch dans chaque réceptif. Prendre les côtes de chaque PLV afin d’établir les visuels adéquats en fonction des épreuves. Je travaillais en relation avec notre service communication et STRATEO pour établir les visuels à la bonne dimension. J’avais également une partie où je devais m’occuper des devis pour chacune des demandes de notre service auprès de diverses entreprises (location de barnum, entreprise impression numérique, location d’ipad, etc). Mettre en place le dispositif club dans nos réceptifs (installation des PLV, des brochures Club, branchement électrique, etc). Egalement, toute une partie logistique notamment pour les 24H auto où nous devions placer une Porche GT à l’intérieur d’une structure de 8mx5m par exemple. 


     


    Pendant les épreuves : 


     


    Je devais être réactif si on avait besoin de moi et être mobile autour du circuit avec l’aide d’un scooter. (Ex : besoin de plus de brochures dans un réceptif, revenir au siège en cas d’imprévus). Je devais aussi rester présent au réceptif village car c’était un endroit qui générait un fort trafic, mon but était de promouvoir les offres du club sur place et d’aller à la rencontre des personnes afin de les inciter à être membre de l’A.C.O. Je devais parler anglais compte tenu du public international présent sur le site. J’ai pu travailler en même temps que les épreuves. Pour moi quelque chose de magique se dégageait. C’est un sentiment fort d’être passionné et de travailler pour sa passion. Lors des 24 heures Motos, j’ai pu accueillir nos gagnants du jeu/concours après un long travail en amont. J’ai pu accompagner la gagnante du jeu concours à donner le départ de l’épreuve. Je me suis retrouvé sur la piste, au milieu, devant 100 000 spectateurs avec les mécaniciens, les pilotes, gridgirls, etc. Pendant la course, je les ai accompagnés à l’intérieur d’un stand afin de leur faire connaître l’organisation d’un team et voir un ravitaillement en direct . C’était comme si j’avais gagné le jeu/concours, alors que je travaillais. Je vivais pleinement mon rêve. Un peu comme si un passionné de football allait sur le terrain pour donner le coup d’envoi de la finale de la coupe du Monde. 


     


    J’ai aussi eu la chance de croiser quelques célébrités telles que Brad Pitt, Jason Statam, Jackie Chan qui étaient présents lors des 24H auto et qui montrent la renommée internationale de l’épreuve sarthoise. J’ai pu également échanger quelques mots avec Monsieur Henri Pescarolo et Monsieur Frédéric Sausset (1er pilote quadri-amputé de l’histoire à courir aux 24 heures du mans) pour mon mémoire de stage.


     


    Pour conclure, j’ai pu me créer un réseau au sein de l’automobile club de l’ouest qui me sera toujours utile par la suite étant donné que je souhaite rester dans la branche du sport automobile. Dire que j’ai pu travailler pour la plus grande course d’endurance au monde sera évidemment un atout sur mon CV. Je garderai un très bon souvenir de ce stage où j’ai appris énormément.  Etant en option « Evénementiel » cette année, j’ai pu découvrir tous les aspects de la création d’un évènement. J’ai eu beaucoup d’imprévus durant mon stage et dû m’adapter en fonction. J’ai retenu une phrase qui m’a marqué de ma tutrice de stage « il n’y a jamais de problèmes, il n’y a que des solutions dans l’évènementiel ». Ce stage a été très formateur et m’encourage à travailler dans le domaine de l’évènementiel sportif.


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